Chi Phí Khi Thuê Tổ Chức Sự Kiện – Những Yếu Tố Quan Trọng Cần Biết

Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân quảng bá thương hiệu, kết nối đối tác và khách hàng. Tuy nhiên, một trong những yếu tố được quan tâm hàng đầu khi thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chính là chi phí.

Vậy chi phí khi thuê tổ chức sự kiện phụ thuộc vào những yếu tố nào? Làm sao để tối ưu ngân sách nhưng vẫn đảm bảo chất lượng? Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ tổ chức sự kiện giá rẻ nhưng vẫn chuyên nghiệp, hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!

1. Những Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Chi Phí Tổ Chức Sự Kiện
Chi phí tổ chức sự kiện không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là những yếu tố chính tác động đến tổng ngân sách của một sự kiện:

1.1. Loại Hình Sự Kiện
Mỗi loại sự kiện có quy mô và yêu cầu khác nhau, từ đó ảnh hưởng đến chi phí tổ chức. Một số loại hình phổ biến bao gồm:
✔ Hội nghị, hội thảo chuyên ngành – Cần địa điểm sang trọng, âm thanh, ánh sáng tốt.
✔ Lễ khai trương, khánh thành – Yêu cầu trang trí nổi bật, dịch vụ múa lân, MC chuyên nghiệp.
✔ Sự kiện ra mắt sản phẩm – Cần backdrop hoành tráng, sân khấu lớn, hệ thống âm thanh ánh sáng cao cấp.
✔ Gala Dinner, tiệc cuối năm – Đòi hỏi dàn dựng sân khấu, âm nhạc, tiệc catering.
✔ Team building ngoài trời – Chi phí liên quan đến vận chuyển, ăn uống, trò chơi hoạt náo…

1.2. Quy Mô Sự Kiện
Sự kiện có số lượng khách mời càng lớn, chi phí càng cao. Điều này ảnh hưởng đến các hạng mục như địa điểm, bàn ghế, quà tặng, suất ăn…
Các sự kiện nhỏ lẻ thường dễ tối ưu ngân sách hơn so với những sự kiện quy mô lớn hàng trăm, hàng nghìn người.

1.3. Địa Điểm Tổ Chức
Khách sạn, trung tâm hội nghị cao cấp: Giá thuê từ vài chục đến hàng trăm triệu đồng tùy theo vị trí và dịch vụ kèm theo.
Không gian ngoài trời: Cần đầu tư vào lều bạt, sân khấu di động, hệ thống âm thanh ánh sáng.
Tổ chức tại văn phòng công ty: Tiết kiệm đáng kể chi phí địa điểm nhưng có thể bị hạn chế về không gian.

1.4. Trang Thiết Bị & Nhân Sự
✔ Âm thanh – ánh sáng: Hệ thống loa, micro, đèn sân khấu, màn hình LED…
✔ MC, ca sĩ, nhóm nhảy: Càng nổi tiếng, giá thuê càng cao.
✔ Quay phim – chụp ảnh: Dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy dịch vụ.
✔ Nhân sự hỗ trợ: PG, PB, lễ tân, nhân viên kỹ thuật…

2. Chi Phí Chi Tiết Khi Thuê Tổ Chức Sự Kiện
Dưới đây là bảng chi phí tham khảo cho từng hạng mục khi thuê tổ chức sự kiện:

2.1. Chi Phí Địa Điểm
Địa điểm tổ chứcChi phí ước tính
Hội trường khách sạn 4-5 sao 50 – 200 triệu đồng
Trung tâm hội nghị 30 – 100 triệu đồng
Nhà hàng, quán café 10 – 50 triệu đồng
Tổ chức ngoài trời 20 – 150 triệu đồng
Văn phòng công ty Miễn phí (chỉ tốn chi phí trang trí)
2.2. Chi Phí Thiết Bị Sự Kiện
Hạng mụcChi phí ước tính
Hệ thống âm thanh cơ bản 5 – 15 triệu đồng
Dàn âm thanh cao cấp 20 – 50 triệu đồng
Màn hình LED 10 – 50 triệu đồng
Máy chiếu & màn chiếu 3 – 10 triệu đồng
Đèn sân khấu 5 – 20 triệu đồng
2.3. Chi Phí Nhân Sự
Nhân sựChi phí ước tính
MC chuyên nghiệp 5 – 30 triệu đồng
Ca sĩ, ban nhạc 10 – 100 triệu đồng
Vũ đoàn, nhóm múa 5 – 20 triệu đồng
Quay phim, chụp ảnh 5 – 20 triệu đồng
PG, PB, lễ tân 2 – 5 triệu đồng/người
2.4. Các Khoản Chi Phí Khác
✔ Chi phí in ấn: 3 – 10 triệu đồng
✔ Trang trí sân khấu: 10 – 50 triệu đồng
✔ Tiệc ăn uống: 300.000 – 2.000.000 đồng/người

Lưu ý: Giá trên chỉ mang tính tham khảo, chi phí thực tế có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể của sự kiện.

3. Cách Tiết Kiệm Chi Phí Khi Thuê Tổ Chức Sự Kiện
Để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau:

Lập kế hoạch chi tiết: Xác định rõ nhu cầu để tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Chọn gói dịch vụ trọn gói: Các đơn vị tổ chức sự kiện giá rẻ thường có gói combo ưu đãi khi sử dụng dịch vụ trọn gói.
Tận dụng tài nguyên sẵn có: Nếu công ty có không gian rộng rãi, có thể tổ chức ngay tại văn phòng để tiết kiệm chi phí thuê địa điểm.
Lựa chọn đơn vị uy tín: Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng.


Kết Luận
Chi phí tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như loại hình sự kiện, quy mô, địa điểm, trang thiết bị và nhân sự. Nếu bạn muốn tiết kiệm ngân sách nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, hãy tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện giá rẻ uy tín như https://congtysukiengiare.com để được tư vấn chi tiết!